进入10月， 2019年只剩下最后一个季度，每个公司都在做最后的冲刺，年会也将提上议程，今年如何办一场让公司员工与合作伙伴内心澎湃，有荣誉感，有趣，正能量爆棚的年会？

一、年会“草图”

•初定年会六要素：主题、时间、规模、场地、目标、预算。

 

二、设定节奏

•制定工作进程表，确定每一环节的节点，确保工作有序推进。

 

三、预订场地

•根据初定的主题、时间、规模、预算，可选择酒店、会所、咖啡馆、酒吧等。

酒店的宴会厅是许多公司年会选择的地点，配套齐全，容纳人数多，方便布置，当然也可以选择一些个性化的会议场地。

预订场地是年会的头等大事，好场地好日子是争先抢订的，11月至次年1月是年会高峰期，而预订时间从9月就开始（提前2至3个月），一定要特别重视，提前预订场地，才会有更充裕的筹备时间，避免遇上无场地可选的尴尬。

 

四、确定主体策划方案

•主题包含感恩&感谢 、总结表彰、新年展望，可以融入2019年完成的计划与2020的目标，更具有企业的个性。

•以感动、欢乐、激励为基本调性。

•以主题为核心，展开各个环节的内容策划&创意。

•现场的氛围营造：签到留影区、展示区（2019年大事记，荣誉榜等）、主舞台区、宴会区等，

•现场流程策划：两种形式，一种是白天大会+晚宴晚会；另一种是晚宴晚会。

Ø  白天大会+晚宴晚会，白天主要是2019年回顾总结与2020年展望规划；晚宴晚会，领导与嘉宾致辞→祝酒→节目表演→荣誉表彰→抽奖→晚宴。

Ø  晚宴晚会，领导与嘉宾致辞→祝酒→节目表演→表彰总结→抽奖→晚宴。也可以加入一些特定环节，例如连线未到场的员工， 2020目标誓师等。

如何有创意？

•主题形式上有所创新：主题年会、化妆舞会、反串、古装派对等，增加年会的趣味性，各个环节创意围绕主题展开。

•根据主题设计舞美效果图，在主背景，舞台上有所创意，现在流行简洁、大气的舞美设计。

•互动形式植入：照片直播-现场分享（主题+LOGO）；现场微信签到（互动签到，现场抽奖，游戏抽奖等）。

•短视频是现在的热点，也在各类活动中应用，拍摄各类短视频，前期预热与现场暖场视频，各部门风采与祝福创意，新年愿望PK，节目排练等题材；年会活动中视频，2019年大事记等；年会盛况的即时短视频，分享朋友圈与抖音，提高关注度。

•外请高质量节目（开场、中间串场、压轴节目)+内部员工节目，保证年会品质，提升员工参与感，发动群众的力量。

•确定主体方案，成立工作组与细化工作时间进程，内部与外部推进工作。

 

五、活动筹备

•以主题为核心的主视觉设计，延展到各个区域与相关物料的设计，会前制作。

•各类物品的准备，现场使用的物品、礼品的准备。

•外请人员的预定：主持、节目、摄影摄像，礼仪等外部资源要提前确定，预定档期。

(温馨提示：年底年会扎堆，越早定越有选择与保障）  

 

六、嘉宾邀请

•确定邀请的重要嘉宾，专人邀请，送达或快递邀请函以示尊重。

•确定年会参加的内部人员，发送通知和电子邀请函。

 

 七、内部动员与预热

提前预热，营造万众期待的氛围。

•节目准备，各个部门准备节目，预选，确定节目。

•优秀评选，各项荣誉评选，优秀团队，优秀个人，创意奖项等。

•倒计时，一个月倒计时。

•着装准备，年会着装要求，提前准备。

•自媒体（微信公众号、抖音号、头条号、网站等）平台关于年会筹备的关键节点汇报，可以将节目选拔，祝福，优秀评选等工作制作成短视频进行事前传播，让大家提前感受到年会的气氛。

•内部微信群等平台发布年会动态消息。

•年会预告的H5页面发布，年会流程长图发布，方便传递与朋友圈发布。

•录制暖场视频，各团队风采展示、祝福，可做成PK赛。

 

 八、会前重点工作跟进

•执行方案确认。

•根据年会策划主体方案细化工作组与现场执行方案，预备应急方案。

•召开工作动员大会，内外分工，提前让工作人员进入状态。

•各环节工作清点。

每日每周各项工作进度内部汇报，总负责人及时了解与督促各项工作推进.。

 

九、现场布置

入场布置

•会场内外各个区域布置，签到留影区、展示区（2019年大事记，荣誉榜等）、主舞台区、宴会区等。

物品入场

•清点所需的物品，到达会场，再核对，确定物品完整到位，分发给相关负责人。

设备调试与内容播放

•话筒、音响、灯光、LED等各设备调试，年会使用的音乐、视频、PPT等内容试播。

彩排

•预留半天至1天时间，根据年会的流程与内容，按照整体环节彩排，重要流程，落实细节，提前沟通与确认。

有使用PPT的环节，一定要用CUE翻页器，预备2个，一个会议中用，一个备用，彩排中，两个都要试用，确保翻页正常。

 

 十、年会进行

签到

•嘉宾与内部人员签到，留影，及时了解人员与嘉宾签到情况，是否按时开始。

年会进行

• 年会倒计时提醒，与总负责人确认开始时间。

•依据导演的指令，正式开始，全体工作人员到位。

•依照执行方案推进，提前准备与候场。

•遇突发情况，冷静应对，启动应急预案，导演指挥解决。

 

十一、会后总结

•年会目标的完成情况，数据化总结。

•各工作组负责人与工作人员总结。

•年会整体工作的回顾、复盘，发现不足，总结经验，为今后会议的开展提供指导。

 以上关于年会的十一项重点工作，将决定年会的顺利开展，年会作为公司每年最重要的活动之一，需要系统、全面规划。 如果您需要外部专业策划公司的支援，请与我们联系，我们将提供专业、优质、平价、高效、贴心的服务。

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